Als horecaondernemer loop je vandaag de dag het risico kostbare tijd en potentiële omzet te verliezen als je alles handmatig doet. Natuurlijk kost technologie ook geld, maar wanneer je de juiste tools in huis haalt en op maximale efficiëntie richt, is de return on investment hoger dan de feitelijke kostprijs van een digitaal hulpmiddel. In dit artikel zetten we zowel de voordelen, de nadelen en een voorbeeld van automatisering op een rij.
Platgekauwde onderwerpen, en toch…
Het zijn ondertussen platgekauwde onderwerpen, maar de impact van een pandemie en energiecrisis, personeelstekort en inflatie hebben stevige sporen achtergelaten in de horecasector.
De upside is dat daarom automatisering in de horeca voor veel horecaondernemers een welkom gegeven kan zijn, al is het even aanpassen voor zowel de horeca-ondernemers, medewerkers als voor de gasten.
De nadelen van automatisering
Automatisering kost geld
De kostprijs van technologie is vaak de grootste drempel voor horecaondernemers. Automatiseringssoftware in de horeca is nog relatief nieuw – en daardoor ook relatief prijzig – terwijl die software juist bedoeld is om op termijn kosten te besparen en winst te verhogen.
Veel digitale hulpmiddelen werken op basis van maandelijkse licenties en wanneer je de kostprijs in je eerste maand niet hebt terugverdiend, zou je er al de meerwaarde niet van kunnen inzien en er mogelijk mee willen stoppen.
Automatisering vergt een open mind
Technologische vooruitgang is niet voor iedereen even behapbaar. Automatiseringssoftware wordt steeds slimmer en geavanceerder, maar kan toch op het eerste gezicht complex en ingewikkeld lijken – zowel voor horecaondernemers als voor gasten.
De introductie van QR-codes tijdens corona om naast betalingen ook bestellingen contactloos te maken, ging niet van een leien dakje.
En hoewel veel horecaondernemers er al snel de voordelen van inzagen – zeker toen personeelstekort een aanhoudend probleem bleek te worden – is nog niet iedereen overtuigd.
Maar wanneer je bij gebrek aan personeel voor de keuze staat om ofwel je deuren te sluiten ofwel het probleem op te lossen met QR-codes, is die keuze snel gemaakt – om maar te zwijgen van het verschil tussen de kosten op arbeid en de kosten van een online bestel- en betaalplatform.
Vanille Madagascar 
NOOR & NOOR
Jeanne Gennar, Coffee with a Soul
Chef & Knife
Kyzoe Hosting & Design
Belgische Keurslagers
Automatisering valt of staat met gebruiksvriendelijkheid
QR-codes lossen natuurlijk niet alles op. Bediening is en zal altijd essentieel blijven in de horeca. En net zoals vriendelijke bediening cruciaal is, is de gebruiksvriendelijkheid van digitale tools dat ook.
Je wilt tools in huis halen omdat ze het leven van je personeel in de keuken en op de werkvloer vereenvoudigen. Op dezelfde manier wil je gasten tools geven die eenvoudig zijn om te gebruiken, zonder veel obstakels of complexe protocollen.
Automatisering in de horeca valt of staat met gebruiksvriendelijkheid.
De goedkoopste digitale oplossing is voor veel ondernemers de eerste optie, terwijl die mogelijk allesbehalve gebruiksvriendelijk is. De tool die nét iets meer kost zou dat wel kunnen zijn.
Daarom is het altijd belangrijk om na te gaan of je wel degelijk tijd en geld bespaart door processen te automatiseren in de horeca, of dat je eerder extra complexiteit of obstakels aan het creëren bent.
Nog een reeks van 50 culinaire citaten, quotes en (scheve) wijsheden over eten
Een eerste reeks van 50 culinaire citaten, quotes en (scheve) wijsheden over eten om je volgers mee op te vrolijken
Bakken in spiegelbeeld voor Sinterklaas en speculaasvrijers
Niettegenstaande speculaas wel het hele jaar door te verkrijgen is, vindt de verkoop van deze fijn gekruide koekjes zijn hoogtepunt...
Huiskamerrestaurant op 5 vlakken concurrentie met traditionele restaurant
Een huiskamerrestaurant is een eetgelegenheid die wordt opgezet in de privéwoning van een chef of gastheer/gastvrouw, waar gasten in een...
Welke wijn bij wild met zoete garnituur?
Al hoeft dit niet, bij wild serveert men veelal een zoete garnituur. En dan rijst de vraag welke wijn men...
De bevoorrading horeca wordt een groeiend probleem in 2025
Strengere regelgeving en afnemende bereikbaarheid maken het steeds moeilijker om de nodige producten en ingrediënten op tijd bij de zaak...
De voordelen van automatisering
Minder werkdruk
Door tijdrovende processen te automatiseren, creëer je meer tijd voor andere zaken. Denk aan integraties voor reserveringen die je helpen bij het optimaliseren van je tafelbezetting, en tegelijk het aannemen van reserveringen en puzzelen van je zaalplan bij je wegnemen.
Hierdoor kan je personeel zich meer focussen op de essentie van hun werk: bediening. En jij op wat er het meeste toe doet: ondernemen.
Meer nauwkeurigheid
Door bepaalde handmatige handelingen te verminderen, verhoog je je nauwkeurigheid. Denk aan het opnemen van bestellen, het aannemen van reserveringen en het invoeren van betalingen in betaalterminals.
Maar ook aan Kitchen Display systemen, die je keukenpersoneel helpen bij het bewaren van het overzicht op de drukste momenten, in plaats van talloze papieren bonnetjes op een rij te hebben.
Abonneer je gratis op Horeca Webzine en ontvang op de eerste zaterdag van de maand in je mailbox het allerlaatste nieuws, originele tips, weetjes, inspirerende verhalen en aanbiedingen van en voor de horeca. Per direct ontvang je ook kortingen bij de Premium Partners. Het gehele jaar door maak je ook maandelijks kans op een gift van de Community Partners.
Meer efficiëntie
Automatisering in de horeca hoort gericht te zijn op het verhogen van je efficiëntie. Denk aan het automatiseren van een procedure die normaal vijf handelingen in beslag neemt en je dankzij digitale tools tot één handeling kunt herleiden.
Denk aan het automatisch versturen van bestellingen naar bar en/of keuken, aan het integreren van je betalingen met je kassasysteem en automatische verkooprapportages.
Meer productiviteit
Door efficiënter te werken, verhoog je ook de effectiviteit van je handelingen. Met andere woorden: door met minder handelingen een actie gedaan te krijgen (een gerecht bereiden, een bestelling doorgeven, …), verlaag je de kostprijs van die actie en wordt die actie er financieel effectiever of doeltreffender op.
Meer omzet
Mits een goed kostenbeleid, leveren meer nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit je uiteindelijk ook meer omzet op.
Een nauwkeurige personeelsplanning levert je talloze bespaarde werkuren op per maand, net zoals het nauwkeurig beheren van je voorraad tot minder verspilling leidt.
Paddenstoelen: van champignon tot cantharel
Horeca Webzine besteedt graag aandacht aan de basis van onze voeding met weetjes, kooktips en recepten van Frank Fol, The...
#IYFV2021: 51 kooktechnieken voor groenten
Tijdens het ‘Internationaal Jaar van Groenten en Fruit 2021’ gelanceerd door de Verenigde Naties besteedt Horeca Webzine samen met Frank...
Voorbeeld van automatisering
Voor horecaondernemers die het meeste uit hun ingrediënten willen halen en hun voorraad zo efficiënt mogelijk willen bijhouden, is voorraadbeheer waarschijnlijk één van de meest tijdrovende taken.
Het plaatsen en opvolgen van bestellingen en alle bijbehorende administratie en communicatie met leveranciers, het inventariseren van de voorraad, en het beheren van hoeveel er binnen en buiten gaat, neemt veel tijd in beslag, zoveel is zeker. Maar dat hoeft niet zo te zijn!
Er zijn gelukkig talloze digitale applicaties en integraties die het gros van het zware werk op zich nemen.
Eens je de nodige informatie van je voorraad hebt ingegeven in zo’n systeem – denk aan leveranciers, terugkerende bestellingen, basisingrediënten en hoeveelheden van je stock en per gerecht op je menukaart – is het tijd om de rest over te laten aan de automatische piloot.
Op basis van die informatie heb je op elk moment en overal zicht op:
- Wanneer je voorraad voor het laatste is aangevuld, met wat en welke hoeveelheden
- Hoeveel ingrediënten er per shift of dag gebruikt worden
- Op welk niveau je voorraad staat aan het begin van de dag en aan het einde
- Welke gerechten en ingrediënten er het meest of het minst gebruikt worden
Ga nog een stap verder door je leveranciers ook te verbinden met je digitaal voorraadbeheersysteem zoals dit van onze partner Horeko die het mogelijk maakt om per ingrediënt in je voorraad minimale vereiste hoeveelheden in te stellen en automatische pushmeldingen te ontvangen wanneer het tijd is om bepaalde zaken bij te bestellen, of rechtstreeks bij je leverancier een nieuwe bestelling plaatsen.
Op die manier kom je nooit zonder cruciale ingrediënten te zitten en heb je altijd de juiste hoeveelheid voorraad in huis.
Hotel-Restaurant De Kommel
Weilandshof
The Mastercooks of Belgium
Bulles de Princesse
Conclusie
Beroep doen op automatiseringstechnologie brengt heel wat voordelen met zich mee. Maar één van de meest belangrijke zaken die automatisatie en digitalisatie met zich meebrengt en die nog niet vermeld zijn, is data.
Automatisering in de horeca staat je namelijk toe om talloze gegevens te verzamelen. Van hoeveel bestellingen per shift tot de gemiddelde bonwaarde per bestelling, bestsellers op je menukaart, op welk gerecht je het meeste marge hebt, wat je verkooppijnpunten zijn, en ga zo maar door.
Verkoopdata, aankoopgeschiedenis van gasten, patronen, trends en analyses zijn er met één collectieve missie: ze aftoetsen met de concrete, meetbare doelstellingen die je voor ogen hebt en bekijken in welke mate je verbetert, stagneert of verslechtert.
Data geeft horecaondernemers een no nonsense beeld van hoe hun zaak eraan toe gaat, hoe ze ervoor staan, en hoe en waar je kunt bijsturen indien nodig.
Deel dit blogartikel!
Ken jij andere professionals, hobbykoks, collega’s, vrienden en/of kennissen die ook wat kunnen hebben aan onze blogartikels? We zouden het heel fijn vinden dat je dit blogartikel in jouw netwerk deelt. Het kan makkelijk met de onderstaande sociale media-knoppen. Alvast bedankt!
Bron: Lightspeed
